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文書作成日:2021/01/28

 人事労務に関する書類の保存期間は、それぞれ適用される法令により定められています。ペーパーレス化を進めることで、書類を保管する手間は減ってきているかもしれませんが、電子データとして保管する場合でも押さえておきたい内容ですので、その内容を確認しておきましょう。

 会社が保存しておかなければならない書類の範囲としては、労働基準法第109条で、「労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類」とされており、これらについては5年間(当分の間、3年間)保存することになっています。
 書類の例としては、雇入れであれば労働条件通知書、解雇であれば解雇予告通知書があげられます。その他の労働関係に関する重要な書類は、労働時間の記録に関する書類(出勤簿、タイムカード、残業申請書)、賃金に関する書類(賃金決定関係書類)、労働基準法に基づく労使協定(時間外・休日労働に関する協定届)や各種許認可書(解雇予告除外認定申請書)等を指します。
 これらのほか、2019年4月より年次有給休暇について5日の取得義務が始まり、年次有給休暇管理簿を作成することが義務付けられました。この年次有給休暇管理簿は、労働基準法第109条に定める重要な書類には該当しませんが、3年間の保存が求められています。

 労働安全衛生法に関する一般的な書類としては、健康診断に関する書類とそれ以外の書類の2つに大きく分けることができます。以下では一般健康診断個人票と衛生委員会等の議事録について確認しておきます。

  1. 一般健康診断個人票
    雇入時の健康診断や定期健康診断等を実施した際には、会社が一般健康診断個人票を作成することとなります。これについては5年間保存することが義務づけられています。
  2. 衛生委員会等の議事録
    衛生委員会等を開催した際には議事録を作成することになりますが、この議事録は3年間の保存が義務づけられています。

 労働保険に関する書類には、雇用保険の加入手続きを行った際に発行される「雇用保険被保険者資格取得等確認通知書(事業主通知用)」や労働保険料を納付する際に作成する「労働保険概算・確定保険料 石綿健康被害救済法一般拠出金申告書」の事業主控等、様々な書類があります。これらは以下の区分により、それぞれ保存期間が定められています。
  • 雇用保険の被保険者に関する書類  4年間
  • その他雇用保険に関する書類  2年間
  • 労災保険に関する書類  3年間
  • 労働保険料の徴収・納付に関する書類  3年間
 社会保険(健康保険・厚生年金保険)に関する書類には、「健康保険・厚生年金保険資格取得確認および標準報酬決定通知書」等があり、厚生年金基金に加入している会社は、基金に係る掛金や標準報酬に関する書類も含まれることになります。これらの書類はともに2年間保存することになっています。

 上記の内容をまとめると下表のようになります。なお、書類ごとに保存すべき期間を計算する際のスタート(起算日)が異なるため注意が必要です。※図はクリックで拡大されます。

 それぞれの書類で保存期間が異なるため、作成したときから破棄することも想定して、破棄の日付を記載しておくといった方法により、スムーズな整理ができるようにしておきましょう。また、電子媒体で保存する場合、比較的保管場所に困ることは少ないと思いますが、保存されたデータに個人情報が含まれていると、利用目的を外れて長期で保存しているという問題が出てきます。そのため、こちらについてもいつまで保存するのか期限を明確にして、消去する仕組みを作りましょう。

■参考リンク
厚生労働省「労働基準法の一部を改正する法律について」
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000148322_00037.html

※文書作成日時点での法令に基づく内容となっております。

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